≡×МЕНЮ

• Поради
• Програми
• Огляди
• Рейтинги
• Ігри

Фішки у екселі. Прийоми роботи у MS Excel. Миттєве заповнення в Excel

Студенти не люблять MS Excel. Втім, MS Excel теж дуже любить студентів. А ми знаємо, як приручити цього демона та спростити навчання та роботу з цим нелегким офісним додатком. Ловіть, дорогі студенти: найкорисніші функції, а також основні методи та прийоми роботи в Excel!

Багато хто просто божеволіє при роботі з цією програмою. І щоб зберегти вам нерви, ми вирішили розкрити вам деякі професійні прийоми в MS Excel, завдяки яким ваше життя стане значно простіше.

Робота з діаграмою в Excel: швидке додавання нових даних

Якщо ви всі сили витратили створення діаграми, а тут різко з'ясовується, що деякі дані необхідно змінити чи доповнити діаграму, не переживайте.

Виділіть діапазон із новими даними, скопіюйте його і після цього просто вставте в діаграму.

Миттєве заповнення в Excel

Багато прийомів у Екселі невідомі студентам. Ми вирішили розкрити вам таємницю миттєвого наповнення.

Насправді, ця функція з'явилася у програмі у 2013 році. Тому вона є лише в оновлених програмах після цього року. Але ця функція однозначно варта, щоб оновити стару версію. І ось чому.

Наприклад, є у вас список повних даних (ім'я, прізвище та по батькові Іван Іванович Іванов) для бібліографічного списку. Але як ви знаєте, у курсовій, дипломній чи інших наукових працях слід використовувати скорочені дані (І.І.Іванов).

І щоб не перелопачувати вручну кілька сторінок, не плутатися у скороченнях, робимо так: у сусідньому стовпці пишемо вручну текст, який має вийти у підсумку.

На 2-3 рядку програма спробує розгадати послідовність ваших дій і автоматично виконає обробку самостійно. Вам потрібно буде лише натиснути Введення, щоб підтвердити дію – і програма миттєво перетворює імена на скорочення.

Так само ви можете склеювати з фрагментів ПІБ, витягувати імена з email і так далі.

Копіювання без порушення форматів в Excel

Швидше за все, вам вже відомі такі таємні прийоми Ексель, як автозаповнення (тонкий чорний хрестик у правому нижньому кутку осередку, при розтягуванні якого можна копіювати формулу або вміст осередку відразу в кілька осередків).

Незважаючи на його величезну користь, він має й недоліки: при такому копіюванні часто порушується формат комірки, що погіршує дизайн усієї таблиці.

Щоб цього не допустити, відразу після розтягування хрестика натисніть спеціальний смарт-тег – значок, який з'явиться в нижньому правому куті скопійованої частини.

Якщо вибрати дію Fill Without Formatting (копіювати лише значення), то програма не псуватиме зовнішній вигляд оформлення, копіюючи вибрану формулу без формату.

До речі!

Для наших читачів зараз діє знижка 10% на

Дані з таблиці на геокарті Excel

Остання версія радує нас все більше: тепер ви можете відобразити потрібну інформацію на інтерактивній географічній карті (наприклад, дані з продажу у різних містах).

Щоб це зробити, зайдіть у вкладку Вставка, знайдіть там Магазин додатків і встановіть там плагін Bing Maps. Додавши модуль, його можна буде потім вибрати у вкладці Вставка/Мої програми та розмістити на робочий лист.

Тепер вам залишається тільки виділити комірки з потрібною інформацією та клацнути кнопочку Show Locations у модулі. Тепер ви можете спостерігати інформацію на географічній карті.

Швидкий перехід листами в Excel

Якщо в одному документі MS Excel ви створюєте багато аркушів, які не містяться в стрічці, вам складно буде в них орієнтуватися.

Полегшити завдання можна простим натисканням правої кнопки миші по будь-якій кнопці прокручування ярликів у нижній частині екрана.

Перетворення рядка на стовпець і навпаки в Excel

Виділіть потрібну область, скопіюйте його, натисніть праву клавішу мишки по тій комірці, куди хочете помістити виділені дані. У контекстному меню виберіть один із запропонованих варіантів вставки – знак Транспортувати.

Якщо ви використовуєте стару версію Ексель і там немає такої функції, питання легко вирішується спеціальною вставкою: Ctrl+Alt+V та вибрати опцію Транспортувати.

«Розумна» таблиця в Excel

• Перейдіть до області з інформацією, на вкладці Головна виберіть Форматувати як таблицю. Ваш список автоматично перетворюється на «розумну» таблицю. Крім красивого та яскравого розмальовки ця таблиця має масу переваг. З нею можна:
• автоматично розтягувати, дописуючи до неї нові стовпці та рядки.
• автоматично копіювати на весь стовпець введені формули.
• автоматично закріпити шапку таблиці під час прокручування. Крім того, у шапку автоматично включаються кнопки фільтра для сортування та відбору.

додавати підсумковий рядок з автоматичними обчисленнями (на вкладці Конструктор).

Спарклайни в Excel

Щоб створити такі спарклайни, натисніть вкладку Вставка/Спарклайни/Графік або Гістограма. У вікні, що з'явилося, вказуємо потрібну область, куди повинні бути виведені спарклайни.

Відновлення незбережених файлів в Excel

Іноді чисто на автоматі закриваєш таблицю з величезною кількістю введених даних, не натиснувши кнопку Зберегти. Не хвилюйтеся – це не кінець світу.

Робіть так: натисніть Файл/Последние, в нижньому правому кутку екрана шукайте кнопку Відновити незбережені книги.

Якщо у вас версія новіша за 2013 рік, дії дещо відрізняються: Файл/Відомості/Керування версіями/Відновити незбережені книги.

На екрані відкриється папка, куди автоматично зберігаються копії всіх недавніх документів (створених або змінених) на невеликий термін.

Порівняння 2-х ділянок документа на подібності та відмінності в Excel

Якщо вам потрібно швидко знайти та порівняти елементи, найшвидше це буде зробити так:

• виділяємо 2 порівнювані стовпці з утриманням Ctrl,
• вибираємо вкладку Головна/Умовне форматування/Правила виділення осередків/Повторювані значення,
• вибираємо варіант Унікальні, який з'явиться у новому списку.

Ну що, допомогли вам ці найпростіші прийоми в роботі з MS Excel? У будь-якому випадку, якщо робота з цією програмою дається вам так само складно, як і раніше, вам завжди допоможе навчальний сервіс, який займається написанням курсових, дипломних, рефератів .

Якщо для побудованої діаграми на аркуші з'явилися нові дані, які потрібно додати, можна просто виділити діапазон з новою інформацією, скопіювати його (Ctrl + C) і потім вставити прямо в діаграму (Ctrl + V).

Припустимо, у вас є список повних ПІБ (Іванов Іван Іванович), які вам треба перетворити на скорочені (Іванов І. І.). Щоб це зробити, потрібно просто почати писати бажаний текст у сусідньому стовпці вручну. На другому або третьому рядку Excel спробує передбачити наші дії та виконає подальшу обробку автоматично. Залишиться тільки натиснути клавішу Enter, щоб підтвердити, і всі імена будуть перетворені миттєво. Подібним чином можна отримувати імена з email, склеювати ПІБ із фрагментів і так далі.

Ви, швидше за все, знаєте про чарівний маркер автозаповнення. Це тонкий чорний хрест у нижньому правому кутку осередку, потягнувши за який можна скопіювати вміст осередку або формулу відразу на кілька осередків. Однак є один неприємний нюанс: таке копіювання часто порушує дизайн таблиці, оскільки копіюється не лише формула, а й формат комірки. Цього можна уникнути. Відразу після того, як потягнули за чорний хрест, натисніть на смарт-тег - спеціальний значок, що з'являється в нижньому правому куті скопійованої області.

Якщо вибрати опцію "Копіювати лише значення" (Fill Without Formatting), то Excel скопіює вашу формулу без формату і не псуватиме оформлення.

В Excel можна швидко відобразити на інтерактивній карті ваші геодані, наприклад, продаж по містах. Для цього потрібно перейти в "Магазин додатків" (Office Store) на вкладці "Вставка" (Insert) і встановити звідти плагін "Карти Bing" (Bing Maps). Це можна зробити і з сайту, натиснувши кнопку Get It Now.

Після додавання модуля його можна вибрати у списку «Мої програми» (My Apps) на вкладці «Вставка» (Insert) і помістити на ваш робочий лист. Залишиться виділити ваші комірки з даними та натиснути кнопку Show Locations в модулі карти, щоб побачити наші дані на ній. За бажанням у налаштуваннях плагіна можна вибрати тип діаграми та кольору для відображення.

Якщо файлі кількість робочих аркушів перевалило за 10, то орієнтуватися у яких стає трудновато. Клацніть правою кнопкою миші по будь-якій кнопці прокручування ярликів аркушів у лівому нижньому кутку екрана. З'явиться зміст, і на будь-який потрібний лист можна буде перейти миттєво.

Якщо вам колись доводилося руками перекладати осередки з рядків у стовпці, то ви оціните наступний трюк:

1. Виділіть діапазон.
2. Скопіюйте його (Ctrl + C) або, натиснувши правою кнопкою миші, виберіть «Копіювати» (Copy).
3. Клацніть правою кнопкою миші по комірці, куди хочете вставити дані, і виберіть у контекстному меню один із варіантів спеціальної вставки – значок «Транспонувати» (Transpose). У старих версіях Excel немає такого значка, але можна вирішити проблему за допомогою спеціальної вставки (Ctrl+Alt+V) та вибору опції «Транспонувати» (Transpose).

Якщо в будь-яку комірку передбачається введення строго певних значень із дозволеного набору (наприклад, тільки «так» і «ні» або тільки зі списку відділів компанії і так далі), то це можна легко організувати за допомогою списку, що випадає.

1. Виділіть комірку (або діапазон комірок), у яких має бути таке обмеження.
2. Натисніть кнопку «Перевірка даних» на вкладці «Дані» (Data → Validation).
3. У списку «Тип» (Allow) виберіть варіант «Список» (List).
4. У полі «Джерело» (Source) задайте діапазон, що містить еталонні варіанти елементів, які згодом випадатимуть під час введення.

Якщо виділити діапазон з даними та на вкладці «Головна» натиснути «Форматувати як таблицю» (Home → Format as Table), то наш список буде перетворено на розумну таблицю, яка вміє багато корисного:

1. Автоматично розтягується під час дописування до неї нових рядків або стовпців.
2. Введені формули автоматично копіюватимуться на весь стовпець.
3. Шапка такої таблиці автоматично закріплюється під час прокручування, і в ній включаються кнопки фільтра для відбору та сортування.
4. На вкладці «Конструктор» (Design), що з'явилася, в таку таблицю можна додати рядок підсумків з автоматичним обчисленням.

Спарклайни – це намальовані прямо в осередках мініатюрні діаграми, що наочно відображають динаміку наших даних. Щоб їх створити, натисніть кнопку "Графік" (Line) або "Гістограма" (Columns) у групі "Спарклайни" (Sparklines) на вкладці "Вставка" (Insert). У вікні вкажіть діапазон з вихідними числовими даними та комірки, куди ви хочете вивести спарклайн.

Після натискання на кнопку «ОК» Microsoft Excel створить їх у вказаних осередках. На вкладці «Конструктор» (Design) можна додатково налаштувати їх колір, тип, включити відображення мінімальних і максимальних значень і так далі.

Уявіть: ви закриваєте звіт, з яким поралися останню половину дня, і в діалоговому вікні «Зберегти зміни у файлі?», що з'явилося? раптом навіщось тиснете «Ні». Офіс оголошує ваш несамовитий крик, але вже пізно: кілька останніх годин роботи пішли псові під хвіст.

Насправді, є шанс виправити ситуацію. Якщо у вас Excel 2010, натисніть на «Файл» → «Останні» (File → Recent) і знайдіть у правому нижньому кутку екрана кнопку «Відновити незбережені книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 шлях трохи інший: "Файл" → "Довідки" → "Керування версіями" → "Відновити незбережені книги" (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks).

У наступних версіях Excel слід відкривати «Файл» → «Інформація» → «Керування книгою».

Відкриється спеціальна папка з надр Microsoft Office, куди на таку нагоду зберігаються тимчасові копії всіх створених або змінених, але незбережених книг.

Іноді під час роботи в Excel виникає необхідність порівняти два списки і швидко знайти елементи, які збігаються або відрізняються. Ось найшвидший і наочний спосіб зробити це:

1. Виділіть обидва порівнювані стовпці (утримуючи клавішу Ctrl).
2. Виберіть на вкладці «Головна» → «Умовне форматування» → «Правила виділення осередків» → «Повторювані значення» (Home → Conditional Formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Виберіть «Унікальні» (Unique) у списку, що розкривається.

Ви коли-небудь підбирали вхідні значення у вашому розрахунку Excel, щоб отримати потрібний результат? У такі моменти почуваєшся матір'ям артилеристом: всього-то пара десятків ітерацій «недоліт - переліт» - і ось воно, довгоочікуване влучення!

Microsoft Excel зможе зробити таке припасування за вас, причому швидше і точніше. Для цього натисніть на вкладці "Дані" кнопку "Аналіз "що якщо"" і виберіть команду "Підбір параметра" (Insert → What If Analysis → Goal Seek). У вікні задайте осередок, де хочете підібрати потрібне значення, бажаний результат і вхідний осередок, який повинен змінитися. Після натискання на ОК Excel виконає до 100 пострілів, щоб підібрати необхідний вами підсумок з точністю до 0,001.

ANTHONY DOMANICO. 11 tricks for Excel power users. PCWorld.

Знання цих функцій - від зведених таблиць до Power View - допоможе вам влитися в ряди фахівців з електронних таблиць.

Користувачі Microsoft Excel діляться на дві категорії: представникам першої абияк вдається справлятися з маленькими табличками, ті ж, хто відноситься до другої, вражають колег складними діаграмами, потужним аналізом даних і чарами ефективного застосування формул і макросів. Одинадцять прийомів, які ми розглянемо у цій статті, допоможуть стати повноправним членом другої групи.

Функція ВПР допомагає зібрати дані, розкидані на різних аркушах або зберігаються в різних робочих книгах Excel і розмістити їх в одному місці для створення звітів і підрахунку підсумків.

Припустимо, ви оперуєте товарами, що продаються у роздрібному магазині. Кожному товару зазвичай надається унікальний інвентаризаційний номер, який можна використовувати як сполучну ланку для «ВПР». Формула «ВВР» шукає відповідний ідентифікатор на іншому аркуші та підставляє звідти у вказане місце робочої книги опис товару, його ціну, рівень запасів та інші дані.

Функція ВПР допомагає знаходити інформацію у великих таблицях, що містять, наприклад, перелік наявного асортименту.

Вставте у формулу функцію «ВПР», вказавши у її аргументі шукане значення, яким здійснюється зв'язок (1). У другому аргументі задайте діапазон осередків, у яких слід проводити вибірку (2), у третьому - номер стовпця, з якого будуть підставлятися дані, а четвертому введіть значення БРЕХНЯ, якщо хочете знайти точну відповідність, або ІСТИНА, якщо потрібен найближчий приблизний варіант ( 4).

Створення діаграм

Для створення діаграми введіть у Excel дані із зазначенням заголовків стовпців (1), виберіть на вкладці «Вставка» пункт «Діаграми» (2) та вкажіть потрібний тип діаграми. В Excel 2013 є вкладка «Рекомендовані діаграми» (3), на якій є типи, що відповідають введеним вами даним. Після визначення загального характеру діаграми Excel відкриває вкладку «Конструктор», де виконується більш точне налаштування. Величезна кількість наявних тут параметрів дозволяє надати діаграмі того зовнішнього вигляду, який вам потрібен.

У версії Excel 2013 є вкладка Рекомендовані діаграми, на якій відображаються типи діаграм, що відповідають введеним вами даним.

Функції «ЯКЩО» і «ЯСЛИПОМИЛКА»

«ЯКЩО» і «ЯСЛИПОМИЛКА» належать до найбільш популярних функцій Excel. Функція ЯКЩО дозволяє визначити умовну формулу, яка під час виконання умови обчислює одне значення, а за його невиконанні інше. Наприклад, студентам, які отримали за іспит 80 балів і більше (оцінки виставлені в стовпці C), можна надати ознаку «Сдав», а тим, хто отримав 79 балів і менше – ознаку «Не здав».

Функція «ЯСЛИПОМИЛКА» є окремим випадком більш загальної функції «ЯКЩО». Вона повертає якесь конкретне значення (чи порожнє значення), якщо у процесі обчислення формули сталася помилка. Наприклад, при виконанні функції ВВР над іншим аркушем або таблицею, функція «ПОМІЛКА» може повертати порожнє значення в тих випадках, коли «ВВР» не знаходить шуканого параметра, що задається першим аргументом.

Функція «ЯКЩО» обчислює результат залежно від умови, що ви задаєте.

Зведена таблиця

Зведена таблиця, по суті, є підсумковою таблицею, що дозволяє підраховувати число елементів і обчислювати середнє значення, суму та інші функції на основі визначених користувачем опорних точок. У версії Excel 2013 додатково з'явилися Рекомендовані зведені таблиці, що спрощують створення таблиць, в яких відображатимуться потрібні дані.

Наприклад, для підрахунку середнього балу студентів залежно від віку, перемістіть поле «Вік» у розділ Рядки (1), а поля з оцінками у розділ «Значення» (2). У меню значень виберіть пункт «Параметри полів значень» і вкажіть як «Середнє» (3). Таким же чином можна підраховувати підсумки і за іншими категоріями, наприклад, обчислювати число тих, хто склав і не склав іспит залежно від статі.

Зведена таблиця - це інструмент щодо таблиць різних підсумкових розрахунків відповідно до обраними опорними точками.

Зведена діаграма

Зведені діаграми мають риси як зведених таблиць, і традиційних діаграм Excel. Зведена діаграма дозволяє легко та швидко формувати просте для сприйняття візуальне представлення складних наборів даних. Зведені діаграми підтримують багато функцій традиційних діаграм, зокрема ряди, категорії тощо. Можливість додавання інтерактивних фільтрів дозволяє маніпулювати вибраними підмножинами даних.

В Excel 2013 з'явилися «Зведені діаграми, що рекомендуються». Відкрийте вкладку «Вставка», перейдіть до розділу «Діаграми» і виберіть «Рекомендовані діаграми». Перемістивши вказівник миші на вибраний варіант, ви побачите, як він виглядатиме. Для створення зведеної діаграми вручну натисніть на вкладці "Вставка" кнопку "Зведена діаграма".

Зведені діаграми допомагають отримувати просте сприйняття уявлення складних даних.

Миттєве заповнення

Найкраща, мабуть, нова функція Excel 2013 – «Миттєве заповнення» – дозволяє ефективно вирішувати повсякденні завдання, пов'язані зі швидким перенесенням потрібних блоків інформації із суміжних осередків. У минулому, при роботі зі стовпцем, представленим у форматі "Прізвище, Ім'я", користувачеві доводилося витягувати з нього імена вручну або шукати якісь дуже складні обхідні шляхи.

Припустимо тепер, що той же стовпець з прізвищами та іменами присутній в Excel 2013. Достатньо ввести ім'я першої людини в найближчу праворуч комірку (1) і на вкладці «Головна» вибрати «Заповнити» та «Миттєве заповнення». Excel автоматично витягне всі інші імена та заповнить ними осередки праворуч від вихідних.

«Миттєве заповнення» дозволяє витягувати потрібні блоки інформації та заповнювати ними суміжні осередки.

Швидкий аналіз

Новий інструмент швидкого аналізу Excel 2013 допомагає прискорити створення діаграм із простих наборів даних. Після виділення даних поруч із нижнім правим кутом виділеної області з'являється характерний значок (1). Натиснувши на ньому, ви переходите в меню «Швидкого аналізу» (2).

У меню представлені інструменти "Форматування", "Діаграм", "Підсумків", "Таблиць" та "Спарклайнів". Клацаючи мишею по цих інструментах, ви зможете побачити можливості, що підтримуються ними.

Швидкий аналіз прискорює роботу із простими наборами даних.

Power View

Інтерактивний інструмент дослідження та візуалізації даних Power View призначений для отримання та аналізу великих обсягів даних із зовнішніх джерел. У Excel 2013 для виклику функції Power View перейдіть на вкладку «Вставка» (1) та натисніть кнопку «Звіти» (2).

Звіти, створені за допомогою Power View, вже готові до презентації та підтримують режими читання та повноекранного представлення. Інтерактивну їхню версію можна навіть експортувати до PowerPoint. Посібники з бізнес-аналізу, представлені на сайті Microsoft, допоможуть вам у найкоротші терміни стати фахівцем у цій галузі.

Режим Power View дозволяє створювати інтерактивні звіти, готові до презентації.

Умовне форматування

Розширені функції умовного форматування Excel дозволяють легко та швидко виділяти потрібні дані. Відповідний елемент керування знаходиться на вкладці "Головна". Виділіть діапазон комірок, які потрібно відформатувати, та натисніть кнопку «Умовне форматування» (2). У підменю «Правила виділення осередків» (3) перелічені умови форматування, які найчастіше зустрічаються.

Функція умовного форматування дозволяє виділяти потрібні області даних із мінімальними зусиллями.

Транспонування стовпців у рядки та навпаки

Іноді виникає потреба змінити в таблиці місцями рядки та стовпці. Щоб зробити це, скопіюйте потрібну область в буфер обміну, клацніть правою кнопкою миші на лівій верхній комірці області, в яку здійснюється вставка, і виберіть у контекстному меню пункт «Спеціальна вставка». У вікні, що з'явиться на екрані, встановіть прапорець «Транспонувати» і натисніть OK. Все інше за вас зробить Excel.

Функція Спеціальної вставки дозволяє транспонувати стовпці та рядки.

Найважливіші комбінації клавіш

Наведені тут комбінації клавіш особливо корисні для швидкого переміщення по електронних таблицях Excel і виконання операцій, що часто зустрічаються.

Випустивши Excel 2010, Microsoft мало не подвоїла функціональність цієї програми, додавши безліч покращень та нововведень, багато з яких не відразу помітні. Неважливо, досвідчений користувач або новачок, знайдеться чимало способів спростити роботу з Excel. Про деяких із них ми сьогодні розповімо.

Виділення всіх осередків одним кліком

Всі комірки можна виділити комбінацією клавіш Ctrl+A, яка, до речі, працює і в усіх інших програмах. Однак є простіший спосіб виділення. Натиснувши кнопку в кутку аркуша Excel, виділите всі комірки одним кліком.

Відкриття кількох файлів одночасно

Замість того, щоб відкрити кожен файл Excel окремо, їх можна відкрити разом. Для цього виділіть файли, які потрібно відкрити, та натисніть Enter.

Переміщення файлами Excel

Коли у вас відкрито декілька книг у Excel, між ними можна легко переміщатися за допомогою комбінації клавіш Ctrl+Tab. Ця функція також доступна по всій системі Windows, і її можна використовувати в багатьох програмах. Наприклад, для перемикання вкладок у браузері.

Додавання нових кнопок на панель швидкого доступу

Стандартно на панелі швидкого доступу Excel знаходяться 3 кнопки. Ви можете змінити цю кількість і додати ті, які вам потрібні.

Перейдіть до меню «Файл» ⇒ «Параметри» ⇒ «Панель швидкого доступу». Тепер ви можете вибрати будь-які кнопки, які вам потрібні.

Діагональна лінія в осередках

Іноді бувають ситуації, коли потрібно додати таблицю діагональну лінію. Наприклад, щоб поділити дату і час. Для цього на головній сторінці Excel натисніть на звичну іконку кордонів та оберіть «Інші межі».

Додавання до таблиці порожніх рядків або стовпців

Вставити один рядок чи стовпець досить просто. Але що робити, якщо їх потрібно вставити набагато більше? Виділіть потрібну кількість рядків або стовпців та натисніть «Вставити». Після цього виберіть місце, куди потрібно зрушити комірками, і ви отримаєте потрібну кількість порожніх рядків.

Швидкісне копіювання та переміщення інформації

Якщо вам потрібно перемістити будь-яку інформацію (комірку, рядок, стовпець) в Excel, виділіть її та наведіть мишку на кордон, щоб змінився покажчик. Після цього перемістіть інформацію в місце, яке вам потрібно. Якщо необхідно скопіювати інформацію, зробіть те саме, але із затиснутою клавішею Ctrl.

Швидке видалення порожніх осередків

Порожні осередки – це бич Excel. Іноді вони з'являються просто з нізвідки. Щоб позбутися всіх за один раз, виділіть потрібний стовпець, перейдіть на вкладку «Дані» і натисніть «Фільтр». Над кожним стовпцем з'явиться стрілка вниз. Натиснувши на неї, ви потрапите в меню, яке допоможе позбавитися порожніх полів.

Розширений пошук

Натиснувши Ctrl+F, ми потрапляємо в меню пошуку, за допомогою якого можна шукати будь-які дані в Excel. Однак, його функціональність можна розширити, використовуючи символи «?» та «*». Знак питання відповідає за один невідомий символ, а астериск – за кілька. Їх варто використовувати, якщо ви не впевнені, як виглядає запит.

Якщо ж вам потрібно знайти знак питання або астериск і ви не хочете, щоб замість них Excel шукав невідомий символ, то поставте перед ними «~».

Копіювання унікальних записів

Унікальні записи можуть бути корисними, якщо вам потрібно виділити в таблиці інформацію, що не повторюється. Наприклад, по одній людині кожного віку. Для цього виберіть потрібний стовпець і натисніть «Додатково» ліворуч від «Фільтр». Виберіть вихідний діапазон (звідки копіювати) та діапазон, до якого потрібно помістити результат. Не забудьте поставити галочку.

Створення вибірки

Якщо ви опитуєте, в якому можуть брати участь тільки чоловіки від 19 до 60, ви легко можете створити подібну вибірку за допомогою Excel. Перейдіть до пункту «Дані» ⇒ «Перевірка даних» та виберіть необхідний діапазон або іншу умову. Вводячи інформацію, яка не підходить під цю умову, користувачі отримуватимуть повідомлення, що інформація неправильна.

Швидка навігація за допомогою Ctrl та стрілки

Натискаючи Ctrl + стрілка, можна переміщатися крайні точки листа. Наприклад, Ctrl + ⇓ перенесе курсор у нижню частину аркуша.

Транспонування інформації зі стовпця в рядок

Досить корисна функція, яка потрібна не так часто. Але якщо вона раптом знадобиться, навряд чи ви транспонуватимете по одній. Для транспонування Excel є спеціальна вставка.

Скопіюйте діапазон комірок, який потрібно транспонувати. Після цього клацніть правою кнопкою на потрібне місце та виберіть спеціальну вставку.

Як приховувати інформацію в Excel

Не знаю, навіщо це може стати в нагоді, але проте така функція в Excel є. Виділіть потрібний діапазон комірок, натисніть «Формат» ⇒ «Приховати або відобразити» та виберіть потрібну дію.

Об'єднання тексту за допомогою &

Якщо вам потрібно об'єднати текст із кількох осередків в одну, необов'язково використовувати складні формули. Достатньо вибрати комірку, в якій буде з'єднаний текст, натиснути «=» і послідовно вибрати комірки, ставлячи перед кожною символ «&».

Зміна регістру літер

За допомогою певних формул можна змінювати регістр всієї текстової інформації Excel. Функція «ПРОПИСН» робить усі літери великими, а «СТРОК» - малими. «ПРОПНАЧ» робить великою лише першу літеру в кожному слові.

Внесення інформації з нулями на початку

Якщо ви введете в Excel число 000356, то програма автоматично перетворить його на 356. Якщо ви хочете залишити нулі на початку, поставте перед числом апостроф «'».

Прискорення введення складних слів

Якщо ви часто вводите ті самі слова, то зрадієте, дізнавшись, що в Excel є автозаміна. Вона дуже схожа на автозаміну у смартфонах, тому ви одразу зрозумієте, як їй користуватися. З її допомогою можна замінити повторювані конструкції абревіатурами. Наприклад, Катерина Петрова – ЄП.

Більше інформації

У нижньому правому кутку можна стежити за різною інформацією. Однак мало хто знає, що натиснувши туди правою кнопкою миші, можна прибрати непотрібні і додати потрібні рядки.

Перейменування аркуша за допомогою подвійного кліку

Це найпростіший спосіб перейменувати аркуш. Просто клацніть по ньому двічі лівою кнопкою миші та введіть нову назву.

Чи часто ви користуєтесь Excel? Якщо так, то у вас, напевно, є свої секрети роботи з цією програмою. Діліться ними у коментарях.